Arriben en PDF, escanejades, fotografiades amb el mòbil o penjades a un WhatsApp. Les llegim, n'extraiem els camps que necessites i els deixem allà on treballes. El teu equip passa de teclejar-les a confirmar-les.
No és difícil. És llarga, monòtona i s'ha de fer sí o sí, i per això sempre se la menja algú que hauria d'estar fent una altra cosa.
Obrir el document, llegir vuit camps, canviar de finestra, teclejar-los, comprovar que el total quadra. Multiplicat per tots els proveïdors de tots els clients.
Es llegeixen i s'extreuen solesPDF net del proveïdor gran, foto torta del petit, captura de pantalla del que va amb pressa. Cada format demana una manera diferent de mirar-lo.
Tots els formats, la mateixa sortidaTeclejar xifres a mà, hora rere hora, acaba en errors. I un error en una base imposable no salta sol: apareix quan es quadra el trimestre.
Es comprova que els números quadrinLa feina no està repartida pel mes: s'acumula al tancament. Els dies que més cal pensar són els que més estona es dedica a copiar dades.
Es processen a mesura que entrenQuatre passes. Cap d'elles amaga res, i l'última és una persona a propòsit.
Per correu a una adreça del despatx, deixant-la a una carpeta, o des del canal per on ja t'arriben avui. No cal que el client canviï d'hàbit: si t'envia una foto per WhatsApp, seguirà enviant-te una foto per WhatsApp.
El document es passa per reconeixement de text i després per un model que entén què és cada cosa. No busca posicions fixes a la pàgina: entén que «B.I.», «Base imponible» i «Base» són el mateix camp encara que cada proveïdor ho posi on vulgui.
Emissor, NIF, número, data, base imposable, IVA i el seu tipus, retenció d'IRPF si n'hi ha, i total. Es comprova que la suma quadri: si base i IVA no donen el total, la factura es marca en comptes de passar.
Les que han sortit netes es confirmen d'una ullada. Les dubtoses arriben marcades amb el motiu. Aquest pas no es treu mai: el que canvia és que revisar és molt més ràpid que teclejar.
La sortida es decideix el primer dia, perquè és el que decideix quina feina desapareix de veritat. Fer que les dades acabin en un lloc on ningú entra és tornar a picar-les.
El pitjor error d'un lector de factures no és fallar: és fallar amb seguretat. El que muntem marca el que no té clar en comptes d'omplir el camp amb la seva millor conjectura, perquè una xifra inventada a la comptabilitat costa més que una revisió.
No et fem canviar de programa comptable ni adoptar-ne un de nou. La sortida s'adapta a on treballes avui, i si això és un full de càlcul, també.
Infraestructura pròpia, sense entrenar models genèrics amb les factures dels teus clients, i confidencialitat signada abans de tocar res. Les factures dels teus clients porten les seves dades: no són material d'entrenament.
No cal automatitzar-ho tot de cop. Es tria un proveïdor o un client amb prou volum, es munta, i es mira si el temps que estalvia és el que dèiem. Si no ho és, s'ajusta abans d'ampliar.
En els que arribin. PDF nadiu, PDF escanejat, foto feta amb el mòbil, captura de WhatsApp, adjunt de correu. Els PDF generats per un programa són els més nets; les fotos torçades i amb ombres són les que més sovint demanen una segona ullada, i el sistema les marca en comptes de fer-se el valent.
Emissor, NIF, número de factura, data, base imposable, IVA amb el seu tipus, retenció d'IRPF quan n'hi ha, i total. Si el teu flux en necessita d'altres —centre de cost, compte comptable, referència de comanda— s'afegeixen al muntatge.
Es queda en una safata de revisió amb el motiu marcat, i no entra enlloc fins que algú la valida. El sistema no inventa mai un número: quan no n'està segur, ho diu. Preferim una factura aturada que una xifra falsa a la comptabilitat.
On treballis: un full de càlcul, el teu programa comptable, o una carpeta amb la factura ja anomenada i classificada. La sortida es decideix al principi, i és el que marca quina feina desapareix de veritat.
Sí, i és a propòsit. La revisió humana es manté sempre; el que canvia és que passa de teclejar cada camp a confirmar el que ja hi és. La responsabilitat comptable segueix sent del despatx, i cap automatització l'hauria d'amagar.
Ens ensenyes com t'arriben avui i quantes en son. Et diem honestament què es pot automatitzar i què no val la pena. Gratuïta i sense compromís.