Llegan en PDF, escaneadas, fotografiadas con el móvil o colgadas en un WhatsApp. Las leemos, extraemos los campos que necesitas y los dejamos donde trabajas. Tu equipo pasa de teclearlas a confirmarlas.
No es difícil. Es largo, monótono y hay que hacerlo sí o sí, y por eso siempre se lo come alguien que debería estar haciendo otra cosa.
Abrir el documento, leer ocho campos, cambiar de ventana, teclearlos, comprobar que el total cuadra. Multiplicado por todos los proveedores de todos los clientes.
Se leen y se extraen solasPDF limpio del proveedor grande, foto torcida del pequeño, captura de pantalla del que va con prisa. Cada formato pide una manera distinta de mirarlo.
Todos los formatos, la misma salidaTeclear cifras a mano, hora tras hora, acaba en errores. Y un error en una base imponible no salta solo: aparece cuando se cuadra el trimestre.
Se comprueba que los números cuadrenEl trabajo no está repartido por el mes: se acumula en el cierre. Los días en que más hay que pensar son los que más rato se dedica a copiar datos.
Se procesan a medida que entranCuatro pasos. Ninguno esconde nada, y el último es una persona a propósito.
Por correo a una dirección del despacho, dejándola en una carpeta, o desde el canal por el que ya te llegan hoy. El cliente no tiene que cambiar de hábito: si te manda una foto por WhatsApp, seguirá mandándote una foto por WhatsApp.
El documento pasa por reconocimiento de texto y después por un modelo que entiende qué es cada cosa. No busca posiciones fijas en la página: entiende que «B.I.», «Base imponible» y «Base» son el mismo campo aunque cada proveedor lo ponga donde quiera.
Emisor, NIF, número, fecha, base imponible, IVA y su tipo, retención de IRPF si la hay, y total. Se comprueba que la suma cuadre: si base e IVA no dan el total, la factura se marca en lugar de pasar.
Las que han salido limpias se confirman de un vistazo. Las dudosas llegan marcadas con el motivo. Este paso no se quita nunca: lo que cambia es que revisar es mucho más rápido que teclear.
La salida se decide el primer día, porque es lo que decide qué trabajo desaparece de verdad. Hacer que los datos acaben en un sitio donde nadie entra es volver a picarlos.
El peor error de un lector de facturas no es fallar: es fallar con seguridad. Lo que montamos marca lo que no tiene claro en lugar de rellenar el campo con su mejor conjetura, porque una cifra inventada en la contabilidad cuesta más que una revisión.
No te hacemos cambiar de programa contable ni adoptar uno nuevo. La salida se adapta a donde trabajas hoy, y si eso es una hoja de cálculo, también.
Infraestructura propia, sin entrenar modelos genéricos con las facturas de tus clientes, y confidencialidad firmada antes de tocar nada. Las facturas de tus clientes llevan sus datos: no son material de entrenamiento.
No hace falta automatizarlo todo de golpe. Se elige un proveedor o un cliente con volumen suficiente, se monta, y se mira si el tiempo que ahorra es el que decíamos. Si no lo es, se ajusta antes de ampliar.
En los que lleguen. PDF nativo, PDF escaneado, foto hecha con el móvil, captura de WhatsApp, adjunto de correo. Los PDF generados por un programa son los más limpios; las fotos torcidas y con sombras son las que más a menudo piden una segunda mirada, y el sistema las marca en lugar de hacerse el valiente.
Emisor, NIF, número de factura, fecha, base imponible, IVA con su tipo, retención de IRPF cuando la hay, y total. Si tu flujo necesita otros —centro de coste, cuenta contable, referencia de pedido— se añaden al montaje.
Se queda en una bandeja de revisión con el motivo marcado, y no entra en ningún sitio hasta que alguien la valida. El sistema nunca inventa un número: cuando no está seguro, lo dice. Preferimos una factura parada que una cifra falsa en la contabilidad.
Donde trabajes: una hoja de cálculo, tu programa contable, o una carpeta con la factura ya nombrada y clasificada. La salida se decide al principio, y es lo que marca qué trabajo desaparece de verdad.
Sí, y es a propósito. La revisión humana se mantiene siempre; lo que cambia es que pasa de teclear cada campo a confirmar lo que ya está. La responsabilidad contable sigue siendo del despacho, y ninguna automatización debería esconderlo.
Nos enseñas cómo te llegan hoy y cuántas son. Te decimos honestamente qué se puede automatizar y qué no vale la pena. Gratuita y sin compromiso.